Tout entrepreneur dans le secteur de la construction se doit de choisir des prestataires de qualité pour la réussite de ses activités. Généralement, il suffit de lancer un appel d’offres pour attirer plusieurs fournisseurs afin de choisir parmi leur proposition celle qui convient le mieux. Cependant, présenter de la sorte on peut presque croire qu’il s’agit d’un exercice assez simple. Or loin d’un gâteau, lancer et gérer un appel d’offres est un art qu’il faut impérativement maîtriser pour atteindre les résultats escomptés. Plus vous gérez efficacement vos appels d’offres, plus vous êtes susceptibles d’obtenir des réponses de qualité. Dans ce guide, découvrez les points clés sur lesquels vous devez miser pour bien gérer vos appels d’offres dans le secteur des BTP.
Sommaire
Utiliser un logiciel pour bien gérer ses appels d’offres
Si autrefois il fallait tout gérer à la main, il n’est plus question aujourd’hui de se perdre les pédales en période de consultations. Il existe des services tout-en-un qui vous permettent de simplifier royalement vos appels d’offres. Vous n’aurez plus à traiter à la main des dizaines voire des centaines de fichiers Excel. Que vous soyez un maître d’œuvre, une entreprise du bâtiment ou encore un promoteur immobilier, vous pouvez utiliser un logiciel pour les professionnels du BTP afin d’automatiser toutes les tâches relatives au lancement et à la gestion de vos appels d’offres. Il vous permet de gérer tout le processus avec sérénité, car vous pourrez effectuer au même endroit des opérations comme :
- Le stockage du DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) dans un espace sécurisé en ligne ;
- L’accès à un large réseau d’entreprises pour obtenir plus d’offres ;
- L’automatisation de la relance des entreprises consultées ;
- Le suivi des réponses ;
- L’analyse des offres en quelques secondes…
Grâce à un tel outil de Gestion complet, vous profitez de la centralisation de toutes vos informations. Fini les consultations sans réponse et les pertes d’informations. Cependant, même pour utiliser efficacement une solution informatique pour gérer vos appels d’offres, vous devez connaître dans les moindres détails le schéma représentatif d’un appel d’offres efficace.
Définir le type d’appel d’offres à émettre
Une procédure d’appel d’offres comprend principalement les trois phases complémentaires suivantes :
- Le lancement de l’appel ;
- L’analyse des candidatures ;
- L’évaluation des offres pour choisir la meilleure.
Cependant, avant même de vous lancer dans cette procédure, vous devez choisir le type d’appel d’offres que vous allez émettre. Vous avez la possibilité d’opter pour un appel d’offres ouvert ou pour un appel d’offres restreint. La différence entre ces deux options se rapporte principalement au nombre d’entreprises pouvant déposer leur candidature. Néanmoins, ce nombre doit impérativement être supérieur ou égal à 5. De plus, pour l’appel d’offres ouvert, vous devez fournir aux candidats un DCE complet dès le début de la procédure.
Par contre, pour un appel d’offres restreint, vous faites dans un premier temps la sélection des entreprises susceptibles de mener à bien la prestation dans la limite du nombre de candidats initialement fixé. Chacun d’eux devra vous fournir son offre après qu’il a reçu une lettre de consultation de votre part. C’est en fonction des contraintes et du niveau de qualification qu’exige la prestation à réaliser que vous ferez votre choix. Cela optimise la gestion que l’on fait ensuite de son appel d’offres. Dans la suite de cet article, on considère le lancement d’un appel d’offres ouvert.
Suivre une procédure rigoureuse pour la rédaction des appels d’offres
Pour rendre efficace un appel d’offres, il est important de bien la structurer. Pour ce faire, elle doit pouvoir répondre aux questions fondamentales : qui ? Pourquoi ? Quoi ? Comment ? Ces questions vous permettront d’obtenir respectivement les réponses suivantes :
- La société donneuse d’ordre ;
- Le contexte et la problématique à résoudre ;
- Les exigences de la prestation ;
- Le déroulement de l’appel d’offres.
Passons en revue le contenu de ces points clés de la construction d’un appel d’offres.
Description succincte du commanditaire
Dans le dossier de consultation à mettre à la disposition des soumissionnaires, il est important de présenter de façon succincte la société donneuse d’ordre. En réalité, les fournisseurs doivent d’abord savoir qui vous êtes et ce que vous faites avant de pouvoir vous faire des offres. Votre description doit donc inclure toutes les informations pouvant leur permettre de connaître un minimum votre entreprise :
- La raison sociale ;
- Le responsable ;
- Le chiffre d’affaires des dernières années ;
- Les principales activités…
Présentation du contexte, de l’objet et des problèmes à résoudre
Après votre présentation, vous devez indiquer ce que vous recherchez. L’objet de votre requête doit être clairement identifié. Vous pouvez le résumer en des caractéristiques. En pratique, il s’agit ici d’informer les postulants sur les raisons qui motivent l’appel d’offres. Une fois au courant des menaces, des opportunités, des changements ainsi que des problèmes qui entourent la situation, ils pourront mieux positionner leur réponse.
Présentation du contenu du cahier des charges
Exigence n’est pas caprice, dit-on. Vous devez présenter aux candidats un cahier de charge clair et précis. Néanmoins, il ne sera pas question de demander l’impossible. Si vous êtes trop difficile ou trop sélectif dans vos exigences, vous risquez de ne même pas donner la chance à des entreprises qui auraient quand même pu faire l’affaire. Ici, le cahier de charge apporte juste des précisions à votre requête. Vous exprimez formellement les fonctionnalités attendues, le prix, le volume ainsi que les quantités en jeu. C’est aussi à ce niveau que vous devez préciser les principales dates du processus :
- La date butoir de l’obtention des offres ;
- La date de prise de décision ;
- La date de la passation de la commande ;
- La date de livraison de la solution.
Définition des critères de sélection des candidats
Cette partie regroupe les critères généraux de sélection du soumissionnaire. Cesdits critères peuvent prendre en compte les points suivants :
- La productivité du prestataire ;
- La taille de la structure ;
- La proximité du fournisseur avec le chantier…
Une telle clarification permet aux candidats de mieux cerner vos attentes. Certains vont renoncer à répondre à l’appel parce qu’ils ne correspondent pas au profil recherché. Cela vous fait gagner du temps.
Diffuser l’appel d’offres de sorte à atteindre le maximum d’entreprise du bâtiment
D’après la loi en vigueur, le donneur d’ordre doit assurer une transparence et un accès libre à l’information. L’appel d’offres doit être publié sur des quotidiens nationaux dans différentes langues. Il est néanmoins possible de le diffuser par les différents canaux de communication qui existent. Vous pouvez par exemple en faire la publicité par voie de presse, par affichage au siège de l’entreprise, sur votre site internet ou sur un site web spécialisé dans la centralisation des appels d’offres. Il est même possible de le transmettre aux potentiels fournisseurs par simple lettre. Toujours est-il qu’il faut chercher à atteindre le maximum de fournisseurs possible. Cela augmente vos chances de dénicher la perle rare.
Analyser la recevabilité des soumissionnaires ainsi que leurs capacités
Tous les soumissionnaires ne correspondent pas forcément au profil que vous avez indiqué dans votre appel. C’est pour cela que vous devez faire un tri avant de passer en revue les offres des candidats. Examiner la conformité de la soumission des offres vous permet d’optimiser le choix du prestataire recherché. Cette analyse peut s’avérer fastidieuse si vous devez procéder au cas par cas. Certains détails peuvent également vous échapper surtout si le volume des soumissions est trop grand. Néanmoins, en utilisant un outil de gestion des appels d’offres, vous pouvez effectuer cette tâche très facilement. En quelques clics, vous obtenez un tri optimisé et vous pouvez passer à l’évaluation des offres des candidats qui sont sortis du lot.
Étudier les offres des candidats
L’étude des offres permet de choisir le soumissionnaire qui a effectué la proposition la plus économiquement avantageuse. Évidemment, vous devez suivre le barème indiqué dans le cahier de charge pour effectuer cette évaluation. Tout comme pour l’analyse de la recevabilité des candidatures, l’analyse des offres peut s’avérer chronophage et très fastidieuse. C’est pour cela qu’il est aussi préférable d’utiliser une solution qui permet de sortir en quelques secondes un tableau comparatif de consultations. Non seulement vous gagnez du temps, mais l’étude est aussi réalisée de façon très pointue.
Choisir le prestataire à qui confier le marché
La suite logique de l’étude des offres est le choix du prestataire le plus qualifié pour effectuer la mission. On attribue ensuite le marché objet de l’appel d’offres au prestataire sélectionné. Cette attribution définitive ne doit pas nécessairement faire l’objet d’une publicité. Dès que vous notifiez au prestataire sélectionné l’attribution du marché, il s’en suit la signature du contrat. C’est alors qu’il peut commencer l’exécution de la prestation objet du marché. Notez néanmoins qu’il arrive certaines situations qui peuvent conduire à la non-attribution du marché :
- L’obtention d’aucun soumissionnaire pour l’appel d’offres ;
- Les candidats ne répondent pas aux critères du cahier de charge ;
- Les circonstances internes qui obligent le donneur d’ordre à annuler l’appel.
Pour ces dernières situations, obligation est faite au commanditaire d’en faire la publicité dans les mêmes conditions que celles de la publication de l’appel d’offres.
En résumé, il est évident que le lancement et la gestion d’un appel d’offres dans le domaine du bâtiment sont des exercices fastidieux qui nécessitent une organisation pointue. Cependant, il suffit d’opter pour une solution ergonomique de gestion complète d’appel d’offres pour s’alléger parfaitement la tâche.
